Les proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9cisions des associ\u00e9s et les registres sur lesquels ils sont conserv\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 \u00eatre obligatoirement \u00e9tablis sur un support papier. En effet, depuis le 4\u00a0novembre\u00a02019, ils peuvent d\u00e9sormais rev\u00eatir une forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e.<\/p>\n
Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, sont concern\u00e9s les documents suivants\u00a0:
– les proc\u00e8s-verbaux des assembl\u00e9es et des consultations \u00e9crites des associ\u00e9s de soci\u00e9t\u00e9s en nom collectif (SNC), de soci\u00e9t\u00e9s en commandite simple (SCS) et de soci\u00e9t\u00e9s \u00e0 responsabilit\u00e9 limit\u00e9e (SARL) et le registre sur lequel ils sont consign\u00e9s\u00a0;
– le registre des d\u00e9cisions de l\u2019associ\u00e9 unique d\u2019entreprises individuelles \u00e0 responsabilit\u00e9 limit\u00e9e (EURL) et des conventions r\u00e8glement\u00e9es\u00a0;
– le registre de pr\u00e9sence du conseil d\u2019administration ou du conseil de surveillance des soci\u00e9t\u00e9s anonymes (SA), les proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9lib\u00e9rations de ces derniers et le registre sur lequel ils sont consign\u00e9s de m\u00eame que les proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9lib\u00e9rations des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales d\u2019actionnaires de SA et le registre sur lequel ils sont consign\u00e9s\u00a0;
– les proc\u00e8s-verbaux des assembl\u00e9es et des consultations \u00e9crites des associ\u00e9s de soci\u00e9t\u00e9s civiles et le registre sur lequel ils sont consign\u00e9s.<\/p>\n
\n \u00c0 noter :<\/span> les proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9cisions de soci\u00e9t\u00e9s par actions simplifi\u00e9es (SAS) ainsi que le registre des d\u00e9cisions de l\u2019associ\u00e9 unique de Sasu pouvaient d\u00e9j\u00e0 rev\u00eatir une forme \u00e9lectronique.<\/p>\n Lorsque, dans une soci\u00e9t\u00e9, les registres de d\u00e9lib\u00e9rations sont d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, les proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9lib\u00e9rations \u00e9tablis sous forme \u00e9lectronique doivent \u00eatre sign\u00e9s au moyen d\u2019une signature \u00e9lectronique qui r\u00e9ponde au moins aux quatre conditions suivantes\u00a0: \n Pr\u00e9cision :<\/span> la certification conforme, par le dirigeant de la soci\u00e9t\u00e9, des copies et des extraits des proc\u00e8s-verbaux des d\u00e9lib\u00e9rations des organes sociaux peut \u00e9galement \u00eatre op\u00e9r\u00e9e par signature \u00e9lectronique \u00e0 condition que cette signature r\u00e9ponde aux conditions \u00e9num\u00e9r\u00e9es ci-dessus.<\/p>\n Les proc\u00e8s-verbaux \u00e9tablis sous forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e doivent \u00eatre dat\u00e9s de fa\u00e7on \u00e9lectronique par un moyen d\u2019horodatage offrant toute garantie de preuve.<\/p>\nValidit\u00e9 des proc\u00e8s-verbaux sous signature \u00e9lectronique<\/h3>\n
– elle doit \u00eatre li\u00e9e au signataire de mani\u00e8re univoque\u00a0;
– elle doit permettre d\u2019identifier le signataire\u00a0;
– le signataire doit avoir le contr\u00f4le exclusif de sa signature\u00a0;
– elle doit \u00eatre li\u00e9e aux donn\u00e9es associ\u00e9es \u00e0 cette signature de sorte que toute modification ult\u00e9rieure des donn\u00e9es soit d\u00e9tectable.<\/p>\n