L’employeur doit délivrer au salarié qui quitte son entreprise, quelle qu’en soit la raison (démission, licenciement…), une attestation qui va lui permettre de faire valoir ses droits à l’assurance chômage et communément appelée « attestation Pôle emploi ». Un document que l’employeur doit également adresser à Pôle emploi.
Comment ces obligations doivent-elles être remplies depuis l’instauration de la déclaration sociale nominative (DSN) ?
Une transmission via la DSN
Désormais, l’employeur signale, via la DSN, la fin du contrat de travail d’un salarié, en principe, dans les 5 jours ouvrés. C’est ensuite Pôle emploi qui, après ce signalement « fin de contrat », génère une « attestation employeur rematérialisée (AER) » et la met à disposition de l’employeur en format PDF.
À savoir : la DSN peut être utilisée immédiatement pour déclarer la fin du contrat de travail d’un salarié engagé après sa mise en œuvre dans l’entreprise. Par contre, pour les salariés déjà présents lors de l’instauration dans la DSN, l’employeur doit d’abord avoir généré 12 DSN mensuelles avant de pouvoir signaler la fin de leur contrat de travail par ce biais.
Attention car signaler une fin de contrat de travail au moyen de la DSN ne dispense pas l’employeur de remettre au salarié son attestation Pôle emploi. L’employeur doit donc fournir un exemplaire de l’AER à son ex-employé.
Lorsque le dépôt d’un signalement « fin de contrat » n’a pas été correctement réalisé par l’employeur, Pôle emploi émet un « compte-rendu métier » qui décrit les anomalies constatées. Concrètement, 16 éléments sont vérifiés, l’inexactitude de certains pouvant bloquer l’émission de l’AER (numéro de Sécurité sociale non conforme, salaire inférieur au Smic, dates de préavis non renseignées…).
Des exceptions à un envoi par la DSN
Par exception, l’employeur ne peut pas signaler la fin d’un contrat de travail au moyen de la DSN lorsque son début et son terme interviennent entre 2 échéances successives de transmission de la DSN (par exemple, entre le 15 août et le 15 septembre 2017). Une exception qui, toutefois, ne s’applique pas aux contrats d’intérim, aux contrats d’usage, aux contrats saisonniers et aux contrats à durée déterminée des salariés des associations intermédiaires.
Pour certaines catégories de salariés, les fins de contrats de travail ne peuvent pas non plus être déclarées au moyen de la DSN. Sont concernés le personnel navigant de la marine marchande, les marins-pêcheurs, les ouvriers dockers ainsi que les ouvriers et techniciens de l’édition d’enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle.
À noter : lorsque le signalement de la fin du contrat de travail ne peut pas être effectué au moyen de la DSN, l’employeur doit, comme avant, communiquer une attestation d’assurance chômage à Pôle emploi par voie électronique ou en version papier. Ces exceptions devraient prendre fin au plus tard le 1er janvier 2019.
Les Echos Publishing 2017
